Buongiorno a tutti,
ho da poco avviato il mio studio e fino ad adesso non ho avuto una gran mole di progetti o clienti da seguire. Sono però speranzosa che la cosa migliori al più presto e quindi mi domandavo se aveste suggerimenti su come organizzare e mantenere in ordine tutti i lavori, preventivi, consegne e collaborazioni.
Utilizzate qualche gestionale o software di project management in particolare o riuscite a fare tutto con Excel?
Grazie mille per ogni suggerimento!
Giulia
Giulia.s : [post n° 430548]
Consigli per gestione progetti e clienti
Fossi, in te, per scaramanzia, mi preoccuperei della cosa qualora dovesse presentarsi il problema di dover gestire una gran mole di clienti e di progetti.
Se sei pratica di excel, puoi trovare i video "Excel For Freelancers" su youtube. Lui crea fogli da zero usando vba e strumenti di excel per creare fogli dinamici e molto funzionali. In ogni video mette il link per scaricarli gia' fatti e pronti. Naturalmente li puoi adattare e modificare come preferisci e possono essere utili e funzionali
Ci sono diversi livelli di gestione.
La cosa fondamentale è creare uno schema con cui catalogare digitalmente TUTTI i progetti sempre nella stessa maniera e con le stesse key.
Ad esempio documenti di identità, contratti, preventivi, elaborati della proprietà, elaborati di accesso agli atti, elaborati di progetto, preventivi ecc dovranno essere tutti organizzati nella stessa maniera in modo da cercarli e trovarli facilmente all'interno delel singole cartelle di progetto/committente.
Es il documento di dentità di un cliente potrebbe avere una desinenza tipo "doc_Id_Nome_Cognome".
Importantissimo poi è standardizzare quanto più possibile le cose che aggiungono poco valore ma sono necessarie tipo i cartigli per i titoli edilizi, l'impostazione generale delle relazioni che fai più spesso (limitandoti alla copertina ed all'introduzione che grosso modo è uguale per tutte), i layout di massima delle presentazioni (se fai interni o comunque presenti spesso ai clienti in digitale sono fondamentali), la carta intestata, il layout per le offerte economiche, la selezione di massima di voci da prezzario che utilizzi più spesso in relazione ai lavori che ti capitan più spesso di computare, impostarti dei sample per i catastali che ti capitano più spesso così da lavorare rapidamente quando devi accatastare, impostazioni CTB e stampe, palette di massima per i render da fare rapidamente ecc. Inoltre è importante fissare degli obj successivi da conseguire relativamente allo svolgimento di singole casistiche e renderli standard nel workflow lavorativo.
Esempio banale se dovrai presentare una CILA dovrai fare una serie di passaggi successivi, se dovrai fare un PDC dovrai farne altri.
Bene io ti consiglio di graficizzarli (anche delle semplici checklist vanno bene) perchè ti forniscono un ordine mentale che all'inizio è molto importante per evitare errori e viaggiare spediti.
Quando ho iniziato io lo scoglio più grande e che mi ha portato via più tempo è stato proprio settare benino tutto questo ingranaggio, che comunque aggiorno costantemente in funzione delle nuove esperienze e del livello di ottimizzazione massimo che di volta in volta raggiungo, facendoli diventare standard per i progetti successivi.
Menzione a parte merita la gestione di partner, fornitori e collaborazioni per i quali ti consiglio una gestione separata e un rapporto per quanto possibile continuativo anche quando c'è la bassa e non ci sono commesse.
Buon lavoro.
La cosa fondamentale è creare uno schema con cui catalogare digitalmente TUTTI i progetti sempre nella stessa maniera e con le stesse key.
Ad esempio documenti di identità, contratti, preventivi, elaborati della proprietà, elaborati di accesso agli atti, elaborati di progetto, preventivi ecc dovranno essere tutti organizzati nella stessa maniera in modo da cercarli e trovarli facilmente all'interno delel singole cartelle di progetto/committente.
Es il documento di dentità di un cliente potrebbe avere una desinenza tipo "doc_Id_Nome_Cognome".
Importantissimo poi è standardizzare quanto più possibile le cose che aggiungono poco valore ma sono necessarie tipo i cartigli per i titoli edilizi, l'impostazione generale delle relazioni che fai più spesso (limitandoti alla copertina ed all'introduzione che grosso modo è uguale per tutte), i layout di massima delle presentazioni (se fai interni o comunque presenti spesso ai clienti in digitale sono fondamentali), la carta intestata, il layout per le offerte economiche, la selezione di massima di voci da prezzario che utilizzi più spesso in relazione ai lavori che ti capitan più spesso di computare, impostarti dei sample per i catastali che ti capitano più spesso così da lavorare rapidamente quando devi accatastare, impostazioni CTB e stampe, palette di massima per i render da fare rapidamente ecc. Inoltre è importante fissare degli obj successivi da conseguire relativamente allo svolgimento di singole casistiche e renderli standard nel workflow lavorativo.
Esempio banale se dovrai presentare una CILA dovrai fare una serie di passaggi successivi, se dovrai fare un PDC dovrai farne altri.
Bene io ti consiglio di graficizzarli (anche delle semplici checklist vanno bene) perchè ti forniscono un ordine mentale che all'inizio è molto importante per evitare errori e viaggiare spediti.
Quando ho iniziato io lo scoglio più grande e che mi ha portato via più tempo è stato proprio settare benino tutto questo ingranaggio, che comunque aggiorno costantemente in funzione delle nuove esperienze e del livello di ottimizzazione massimo che di volta in volta raggiungo, facendoli diventare standard per i progetti successivi.
Menzione a parte merita la gestione di partner, fornitori e collaborazioni per i quali ti consiglio una gestione separata e un rapporto per quanto possibile continuativo anche quando c'è la bassa e non ci sono commesse.
Buon lavoro.
Ciao Giulia,
Io utilizzo la board kanban per gestire progetti (anche in team), contabilità, task, ecc.. ecc...
Ci sono tanti programmi che utilizzano questa funzione che trovo molto comoda. Ti cito quelli che ho provato (e tutti gratuiti): Trello, Meistre Task, Notion, Nuclino (quello che sto usando in questo momento).
Un saluto, Andrea
Io utilizzo la board kanban per gestire progetti (anche in team), contabilità, task, ecc.. ecc...
Ci sono tanti programmi che utilizzano questa funzione che trovo molto comoda. Ti cito quelli che ho provato (e tutti gratuiti): Trello, Meistre Task, Notion, Nuclino (quello che sto usando in questo momento).
Un saluto, Andrea
