Fattura elettronica gratis: come prepararsi al nuovo obbligo in partenza dal 2019

A partire dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica obbligatoria si allargherà anche ai rapporti tra privati, come stabilito dalle legge di Bilancio 2018. Un obbligo che vale sia se il cliente è un operatore Iva, quindi ad esempio una società o un altro professionista, sia se il cliente è un consumatore finale, ossia una persona che non ha partita Iva.

Sono esonerati dall'obbligo i professionisti che applicano il regime di vantaggio (legge 111 del 2011) o il regime forfettario (legge 190 del 2014).  Si tratta in entrambi i casi di regimi agevolati che stabiliscono un'unica aliquota sostitutiva delle imposte sui redditi e delle addizionali regionali e comunali, fissata, nel primo caso, al 5 per cento e al 15 per cento nel regime forfettario. Chi è in uno dei due regimi può comunque decidere di emettere fatture elettroniche, anche se non obbligato.

Per approfondire:
Fattura elettronica gratis: come conservare i file in modo sicuro

Cosa serve per compilare una fattura elettronica

Per compilare la fattura elettronica servono due strumenti: un programma che permetta di redigere la fattura in formato Xml e un dispositivo, ossia un Pc o un tablet, o anche un semplice smartphone. Non serve la firma digitale.

Va poi trasmessa al cliente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), un sistema informatico, gestito dall'Agenzia delle Entrate, che riceve la fattura elettronica, effettua i controlli, la recapita al destinatario e rilascia una ricevuta di recapito a chi trasmette la e-fattura.

I dati da inserire nella fattura elettronica non cambiano rispetto a quelli di una fattura cartacea. Come informazione aggiuntiva c'è solo l'indirizzo telematico dove si vuole che la fattura venga recapitata. 

Se la fattura non è in formato Xml o se non viene trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio, viene considerata non emessa. Il professionista può incorrere in sanzioni e il cliente non può detrarsi l'Iva contenuta nella fattura.

Come predisporre l'e-fattura gratuitamente

L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei programmi gratuiti per predisporre la fattura elettronica. Le possibilità son tre.

1. PROCEDURA WEB. Per seguire la procedura Web (la connessione ad Internet è necessaria), bisogna collegarsi al portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate. Per l'accesso ci sono tre possibilità: si possono inserire le credenziali utilizzate per i servizi telematici dell'Agenzia (Fisconline e Entratel) oppure quelle legate alla propria identità digitale (Spid). La terza possibilità prevede l'impiego dalla Carta nazionale dei servizi (Cns).

Una volta entrati, si può utilizzare il servizio "Fatturazione elettronica" che guida l'utente passo dopo passo alla compilazione della e-fattura. Basta dunque inserire i propri dati, quelli del clienti e quelli relativi alla fattura (tra cui importo, numerazione e data) e il file da inviare è generato. Questo sarà in formato Xml e potrà essere inviato tramite il Sdi.

Attenzione al "codice cliente"

Relativamente a questa prima procedura, qualche dettaglio può essere d'aiuto per l'inserimento dei dati del cliente. In particolare, nel campo "codice del destinatario" va inserito un codice alfanumerico di 7 cifre che il cliente comunica al professionista e rappresenta l'indirizzo telematico al quale recapitare la fattura. Bisogna, invece, digitare sette volte zero se il cliente comunica un indirizzo Pec (da inserire in un altro campo della schermata) o se il cliente è un consumatore finale o se aderisce ad uno dei due regimi fiscali agevolati (di vantaggio o forfetario).

Quando si inserisce il codice "0000000" nel campo "codice del destinatario" il Sistema di Interscambio - avverte l'Agenzia delle Entrate nella guida alla fattura elettronica - «non riuscirà a consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la metterà a disposizione di quest'ultimo in un'apposita area di consultazione riservata del sito dell'Agenzia. Quindi, sarà importante che il fornitore consegni al cliente una copia, anche su carta, ricordandogli che la fattura originale è quella elettronica e che potrà consultarla e scaricarla dalla sua area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate».

2. SOFTWARE PER PC. L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione anche un software per compilare le fatture elettroniche. Lo si scarica dal seguente link: agenziaentrate.gov.it. Il vantaggio del software consiste nel poter predisporre la e-fattura senza essere connessi ad Internet.

3. APP. La terza strada prospettata dall'Agenzia delle Entrate è l'utilizzo di un'app per tablet e smartphone. Si chiama Fatturae ed è scaricabile dagli store Android o Apple. In questo caso, per "confezionare" la fattura bisogna essere connessi ad Internet.

L'invio deve necessariamente passare per il SdI

Tutte le fatture elettriche vengono inviate attraverso il Sistema di Interscambio. Nella sezione "trasmissione" inserita nella procedura Web del portale "Fatture e Corrispettivi" si esegue l'upload del file precedentemente predisposto e salvato dalla stessa procedura Web in formato Xml. Anche l'App Fatturae permette l'invio della e-fattura tramite Sdi. Un'altra alternativa consiste nell'utilizzare una Pec, inviando il file della fattura come allegato del messaggio. L'indirizzo a cui inviare la fattura in questo caso è  "sdi01@pec.fatturapa.it". 

I software sul mercato

Per la fatturazione elettronica è sempre possibile utilizzare software e servizi che non siano messi a disposizione dell'Agenzia delle Entrate, questi, però, devono essere  conformi alle specifiche tecniche definite dalla stessa Agenzia (provvedimento del 30 aprile 2018). 

Tra i servizi a disposizione, ci sono, ad esempio, quelli forniti dalle Camere di Commercio, accessibili dal sito fatturaelettronica.infocamere.it/fpmi/service

di Mariagrazia Barletta

Area tematica del sito dell'Agenzia delle Entrate, contenente una guida all'e-fattura e la normativa di riferimento

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