Posta Elettronica Certificata. Vantaggi, obblighi, inconvenienti.

Entro il 28 novembre 2009 architetti ed ingegneri dovranno dotarsi di una propria casella PEC. Proviamo a capire i vantaggi, gli obblighi e gli inconvenienti che questo comporta.

Come funziona l'invio di una PEC

Per chi non ci ha ancora giocato, una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) è apparentemente una normale casella di posta elettronica, con un paio di optional che la rendono uno strumento con valore legale.

Ogni volta che invio una mail, il gestore della mia casella PEC prende in carico il mio messaggio, verifica che non contenga virus, e lo invia al gestore della casella PEC di destinazione. La mia mail è stata Accettata.

Se tutto va bene, il gestore della PEC di destinazione prende il mio messaggio lo mette in una busta, ci scrive sopra il mio indirizzo, la data e l'ora dell'invio, sigilla tutto con una firma digitale, e consegna il pacchetto nella casella di posta del destinatario. La mia mail è stata Consegnata.

Ciascuno dei due gestori mi manda una ricevuta: la prima di accettazione, la seconda di consegna. Si tiene traccia di queste operazioni per 30 mesi, se un magistrato ne dovesse far richiesta.

Analogie con la raccomandata

Queste ricevute e il tracciamento fanno sì che una mail inviata da una casella PEC a un'altra casella PEC sia equivalente, per legge, a una Raccomandata A.R.

Anche nel caso della Raccomandata cartacea il valore legale sta nel suo invio e nella sua consegna. Prescinde dal fatto che il contenuto venga aperto e letto. Anche in questo caso c'è chi (le Poste) mantiene traccia delle operazioni effettuate.

E qui finiscono le analogie.
Vanno ora sottolineate invece alcune differenze sostanziali rispetto a una raccomandata tradizionale.

Vantaggi, obblighi e inconvenienti

Una molto importante è la certezza del mittente. Ad ogni PEC corrisponde un titolare, certificato presso il CNIPA con nome cognome e fotocopia di un documento di riconoscimento. Fine dell'anonimato sul web: attenzione a quello che viene inviato!

Un altro aspetto importante. Nella "ricevuta di consegna" viene conservato anche il messaggio inviato. Quindi si certifica mittente, destinatario, data e ora dell'invio, ma viene certificato anche il contenuto. Nessuno potrà più raccontare che gli è arrivata una "busta" vuota.

Infine, se tutto funziona correttamente, la consegna al provider della casella del destinatario è praticamente immediata. La reperibilità è garantita all'istante. Eventuali termini di decorrenza partono da quel momento, e non da quando viene scaricato il messaggio.

Per fare un esempio, è come se i termini di decorrenza di una notifica partissero dal momento in cui la mia raccomandata arriva all'Ufficio Postale e non dal momento in cui la vanno a ritirare.

Per questo la PEC è solo apparentemente una normale casella di posta elettronica. In realtà è uno strumento di lavoro, è un indirizzo di residenza a cui siamo sempre reperibili. E di questo dobbiamo esserne consapevoli.

Per questo la PEC va controllata spesso, o in alternativa vanno adottate tecniche per poter essere tempestivamente avvisati in caso di ricezione di un messaggio.

La psicosi da Grande Fratello

Lo scenario della reperibilità garantita, sta generando stati di ansia, a mio giudizio, ingiustificati. Si ha la sensazione di poter essere sempre rintracciati, controllati, con l'impossibilità di fuggire, nascondersi, ritardare di qualche giorno il ritiro di un qualcosa che deve essere nefasto a tutti i costi.

Probabilmente, invece, il sistema nel suo complesso ne guadagnerà in termini di efficienza, per via di tempi certi, comunicazioni più rapide e sicure. E forse diminuiranno le piccole furbizie, i trucchi per ritardare di qualche giorno, gli incartamenti che si perdono. Stiamo parlando di uno strumento di lavoro, e nel nostro lavoro la puntualità, la diminuizione dei tempi di attesa, la certezza delle comunicazioni sono aspetti che si stanno facendo sempre più importanti.

7g/7 - 24h/24

Per tenere sotto costante controllo la nostra casella di Posta elettronica certificata, ed essere avvisati solo in caso di ricezione di un messaggio, si possono usare vari sistemi.

  • Notifica via mail
    Si imposta la PEC in modo da farmi inviare un avviso su un'altra casella che consulto più frequentemente. Mediamente è una funzione fornita dai gestori PEC senza costi aggiuntivi.
  • Notifica via SMS
    Riservato agli ansiosi o a chi non legge le e-mail con regolarità. Funziona come nel caso precedente, ma l'avviso arriva via SMS. Mediamente è un servizio aggiuntivo a pagamento.
  • Notifica via mail su cellulare
    Se ho un cellulare che può ricevere messaggi e-mail, posso farmi inviare una notifica via mail (o anche tutto il messaggio PEC) all'indirizzo del mio cellulare, ed evitarmi il costo aggiuntivo del servizio SMS.
  • Inoltro delle PEC sulla casella usata frequentemente
    Alcuni gestori PEC forniscono un servizio di reindirizzamento di tutti i messaggi. È sufficiente indicare l'indirizzo e-mail a cui inoltrare la posta.
  • Download delle PEC dalla casella usata frequentemente
    Alcuni gestori di posta normale (es. Gmail) consentono di scaricare periodicamente i messaggi di altri account su quella casella. Per maggiore sicurezza si possono lasciare i messaggi su entrambe le caselle di posta.

Potremmo continuare con altri metodi anche molto più sofisticati. Dal feed RSS su cellulare, alle tecnologie Push, alla vicina di casa che ci va a scaricare la posta e ci telefona in caso di bisogno. Vogliamo solo dimostrare come sia sempre possibile tenere la propria PEC sotto controllo senza particolari sforzi.

Tutte le caselle PEC sono consultabili via webmail. Per chi è spesso all'estero o fuori sede, c'è il vantaggio di poter controllare la posta dovunque ci si trovi.

Ma ora che ho una PEC a chi scrivo?

La PEC non va usata per mandare gli auguri di Natale. Si usa la raccomandata per comunicazioni importanti, di lavoro, e ogni qualvolta abbiamo bisogno che ne rimanga traccia.

La PEC è legale quando a riceverla è un'altra casella PEC. I professionisti hanno l'obbligo di averne una entro il 28 novembre 2009. Le imprese costituite dopo il 29 novembre 2008 devono averne già una. Le altre hanno tempo fino al 28 novembre 2011 per adeguarsi. Le Pubbliche Amministrazioni avrebbero dovuto averla dal settembre 2007.

E questo è il paradosso. Siamo obbligati a dotarci di una PEC, forse per essere più facilmente rintracciabili in quanto liberi professionisti o imprese, ma le Pubbliche Amministrazioni, che per prime dovevano dotarsi di questi strumenti, si stanno  adeguando con molta lentezza.

A novembre dello scorso anno il Decreto Anti crisi all'art. 16 recitava: "Le amministrazioni pubbliche [...], qualora non abbiano provveduto ai sensi dell'articolo 47, comma 3, lettera a), del Codice dell'Amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, istituiscono una casella di posta certificata per ciascun registro di protocollo e ne danno comunicazione al Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione, che provvede alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica." Il famigerato elenco delle pubbliche amministrazioni che si sono dotate di un indirizzo di posta elettronica certificata è piuttosto scarso in quanto ad indirizzi PEC. Anche se in verità la realtà è migliore.

L'ultimo tentativo di far adeguare le PA è dello scorso giugno.

La Legge 69/2009 all'art. 34 recita: "Entro il 30 giugno 2009, le amministrazioni pubbliche che già dispongono di propri siti sono tenute a pubblicare nella pagina iniziale del loro sito un indirizzo di posta elettronica certificata a cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta ai sensi del presente codice".

Niente da fare: ad oggi, neanche il sito web del Ministero della Pubblica Amministrazione e Innovazione riporta un indirizzo PEC. C'è una scritta "Posta Elettronica Certificata", ma rimanda a un convegno di presentazione della PEC presieduto dall'On. Brunetta.

Ricordiamoci che si tratta di un obbligo di legge, quindi possiamo e dobbiamo far valere i nostri diritti.

Spesso la colpa di una mancata riforma è anche di chi non ne pretende l'applicazione, per pigrizia, per convenienza, o forse per una scarsa propensione verso le nuove tecnologie.

Se questo strumento comporta l'onere di essere rintracciabili in ogni occasione, allora cerchiamo di trarre profitto dai suoi vantaggi: invio di pratiche, partecipazione a gare o concorsi, comunicazioni con la P.A. o l'impresa con cui lavoriamo. Senza costi di raccomandata e senza doversi recare all'Ufficio Postale.

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10.11.09 Posta Elettronica Certificata Gratis

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14.12.08 Posta Elettronica Certificata obbligatoria per architetti e ingegneri

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