Posta Certificata per società e imprese. Obbligatoria per tutti da novembre 2011

Sono passati tre anni dal Decreto Legge che ha stabilito l'obbligo per i professionisti iscritti a un Albo di dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata. Lo stesso Decreto ha stabilito che entro il 29 novembre 2011, anche le imprese già costituite in precedenza devono comunicare al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata.

L'obbligo per le imprese è contenuto nell'art. 16 comma 6 del Decreto 185/2008: "Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese [...]. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore ((del presente decreto)) tutte le imprese, gia' costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata. L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria."

Sono soggette all'obbligo dell'iscrizione della PEC le società di capitali e di persone, come ad esempio società per azioni, società a responsabilità limitata (S.r.l.), società in nome collettivo (S.n.c.), società in accomandita semplice (S.a.s.) e società in accomandita semplice per azioni, società tra professionisti. Sono invece escluse da questo obbligo le imprese individuali e tutte le imprese che non sono costituite in forma societaria, come le imprese familiari.

Aggiornamento del 30 novembre 2011
Probabilmente niente sanzione per chi non ha ancora comunicato l'indirizzo pec al registro delle imprese. La data ultima (il 29 novembre 2011) non viene prorogata ma il Ministero dello Sviluppo Economico si è visto costretto - data l'impossibilità dei gestori di sistemi pec di far fronte alle numerose richieste che si sono moltiplicate all'approssimarsi della scadenza di legge - a richiedere alle Camere di Commercio di non applicare le sanzioni, almeno fino all'anno prossimo e dunque fino al 31 dicembre 2011.

E' ovvio che la mancanza non sarebbe imputabile e dunque sanzionabile al legale rappresentante dell'impresa, così come prevede la legge, in quanto non responsabile del ritardo. La situazione potrebbe dare adito a futuri contenziosi, che il Ministero ritiene giusto evitare chiedendo la sospensione temporanea delle sanzioni alle CCIAA. (Ministero dello Sviluppo Economico, lettera circolare n.224402).

Cosa acquistare

Innanzitutto occorre acquistare una casella PEC. Vale la pena ricordare che una casella di posta certificata con tutte le funzionalità previste dalla Legge, cioè quelle di una normale casella di posta, ha un costo che parte da 5 euro + IVA all'anno, o anche meno se si ha una convenzione. Abbiamo anche notizia di un'offerta al pubblico gratuita per il primo anno ma con un rinnovo più costoso di una casella PEC standard.

Non c'è differenza fra una casella di posta certificata per una persona fisica o una casella per un'impresa o una società. Cambia soltanto il modulo da compilare per la certificazione al CNIPA, ma il prezzo e le funzionalità sono le stesse.

Standard o Pro? Dominio generico o personale?

Per chi voglia limitarsi ad adempiere agli obblighi di legge è sufficiente acquistare una casella PEC standard. Le PEC che vediamo denominate come professionali in realtà sono delle normali caselle PEC con servizi aggiuntivi, probabilmente utili, ma assolutamente non obbligatori ai fini della legge.

La procedura di registrazione differisce a seconda che si voglia acquistare una casella sul dominio generico del fornitore, oppure sul proprio dominio (es mariorossi@pec.miodominio.it), ma in generale abbiamo potuto verificare che non cambia il costo annuo per casella.

Probabilmente le aziende più strutturate preferiranno attivare un proprio dominio PEC, così da poter associare più caselle allo stesso dominio. Se poi teniamo conto che, nella maggioranza dei casi, è possibile rispondere a un messaggio di posta certificata solo da un'altra casella di posta certificata, molti uffici preferiranno attivare più caselle PEC sullo stesso dominio per una questione di praticità.

Ricordiamo infine che la cosiddetta "Posta Certificata" (postacertificata.gov.it) fornita gratuitamente dal Governo ai cittadini (CEC-PAC) non è una casella di Posta certificata valida per professionisti o imprese.

La comunicazione al Registro delle Imprese

Una volta attivata la casella va effettuata la comunicazione al Registro delle Imprese. Ricordiamo che quest'obbligo riguarda solo le imprese o società che si sono costituite prima del 29 settembre 2009, in quanto da quel giorno in poi la comunicazione avveniva obbligatoriamente al momento della costituzione. Nel dubbio, la registrazione può essere effettuata comunque: il sistema è in grado di riconoscere una registrazione già effettuata in precedenza.

ATTENZIONE. L'iscrizione o la variazione dell'indirizzo PEC al Registro delle Imprese è gratuita perché esente per legge da bolli, diritti, tariffe.

Per effettuare la comunicazione on-line al Registro è necessario che il legale rappresentante disponga di una firma digitale. Per chi invece non dovesse avere una propria firma digitale, ricordiamo che la Camera di Commercio rilascia gratuitamente la firma digitale al primo degli amministratori della società che ne fa richiesta, e che i costi di mercato variano fra i 40 e i 60 euro, più il rinnovo del certificato ogni 3 anni.

L'installazione della firma digitale non è un'operazione delle più semplici. Per chi non è molto esperto, o per chi vuole evitare scocciature, consigliamo vivamente quelle soluzioni che hanno i driver contenuti nella stessa chiavetta USB, o ancora meglio l'utilizzo di sistemi di firma digitale remota, quindi indipendenti dal computer su cui si utilizza.

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